Organizacja wydarzeń biznesowych z reguły nie jest łatwym zadaniem. Na sukces przedsięwzięcia składa się bowiem cały wachlarz różnorodnych czynników, o które warto zadbać, by pozytywnie zapisało się ono w pamięci uczestników, budując tym samym sukces marki. Dlaczego tak wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć to zadanie profesjonalistom? Sprawdź, jak przebiega koordynacja eventu od zaplecza, by przekonać się, ile pracy należy włożyć w jego zaplanowanie i przeprowadzenie.
Po co organizuje się eventy firmowe?
Jeszcze całkiem niedawno organizacja eventów firmowych nie cieszyła się dużą popularnością. Dziś sytuacja zmieniła się, na co wpłynęła większa świadomość przedsiębiorców, związana z atutami takiego rozwiązania. A tych jest naprawdę wiele, począwszy od budowania pozytywnego wizerunku marki, przez wzmacnianie zaangażowania pracowników, aż po kształtowanie dobrych relacji, rzutujących na kooperację w firmie.
Jak pokazuje praktyka, zaplanowanie i przeprowadzenie takiego przedsięwzięcia nie jest jednak łatwym zadaniem. Z tego względu organizacja eventów dla firm powierzana jest z reguły profesjonalistom, o czym przeczytasz więcej na proponowanej stronie, gdzie znajdziesz również atrakcyjną ofertę współpracy. To doskonałe rozwiązanie, jeśli zależy Ci na wsparciu w koordynacji i realizacji wydarzenia oraz jego pozytywnym odbiorze przez uczestników.
Kim jest i czym zajmuje się event manager?
Szczegółowe zaplanowanie i czuwanie nad przebiegiem firmowego eventu wymaga dużej wiedzy i szeroko zakrojonych działań o różnym charakterze. To z kolei rzutuje na wzrost roli event managera. Osoba, zatrudniona na takim stanowisku, będzie odpowiedzialna m.in. za:
- kompleksową koordynację wydarzenia,
- koordynowanie pracy poszczególnych zespołów,
- sprawną komunikację z klientami i podwykonawcami,
- efektywne rozwiązywanie potencjalnych problemów.
Więcej o pracy event managera i trudnościach z nią związanych, dowiesz się po kliknięciu w link https://youtu.be/–eE3YMUiRg?si=ALOVj1-ti-zjnwOL, który przyniesie Cię do niezwykle interesującego wywiadu z osobą, zatrudnioną na tym stanowisku. I to właśnie na takich specjalistów otwiera się współczesny rynek pracy, w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na organizację eventów biznesowych, które – ze względu na swój zakres i charakter – wymagają na ogół profesjonalnego wsparcia.
Jak stworzyć plan wydarzenia biznesowego?
Na czym będzie polegać takie wsparcie? Otóż rozpoczyna się ono już w momencie powstawania planu organizacji wydarzenia biznesowego. Tworząc go, należy zadbać bowiem o:
- sprecyzowanie celu eventu, który może służyć np. integracji, nabywaniu nowych umiejętności czy prezentacji produktu, wchodzącego na rynek. Jest to niezwykle istotne zadanie, które efekt będzie warunkował w znacznej mierze specyfikę wydarzenia i jego przebieg,
- ustalenie budżetu przedsięwzięcia,
- wybór odpowiedniego miejsca na imprezę firmową,
- określenie liczby osób, która weźmie w niej udział.
Wszystkie te działania należy natomiast przeprowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem, co będzie warunkowało sukces eventu. Nawet drobne niedociągnięcia mogą z kolei przekształcić się w spektakularną porażkę, rzutującą negatywnie na wizerunek firmy.
Jak zadbać o logistykę eventu firmowego?
Zostańmy jeszcze na chwilę przy logistyce, bo to właśnie ona stanowi jedno z największych wyzwań w trakcie organizacji eventu dla firmy. Mowa tutaj przede wszystkim o stworzeniu odpowiedniego zaplecza, poprzez podpisanie umów z podwykonawcami. Będą to m.in. dostawcy cateringu i sprzętu, muzycy, zapewniający odpowiednią oprawę, obsługa wydarzenia, konferansjerzy, a także fotografowie i kamerzyści, którzy uwiecznią przebieg przedsięwzięcia. Jak nietrudno się domyślić, poszukiwanie najlepszych rozwiązań w wymienionych obszarach jest niezwykle trudne i czasochłonne. Odpowiedzią na potrzeby organizatorów będą z kolei – kolejny już raz – profesjonalne agencje eventowe, dysponujące sprawdzoną w praktyce bazą godnych zaufania usługodawców.
Na czym polega sprawne zarządzanie kosztami przedsięwzięcia?
Kluczowym elementem, jeśli chodzi o organizację eventu dla firmy, będzie także sprawne zarządzanie kosztami wydarzenia. To z kolei wymaga:
- dokładnego planowania działań,
- bieżącego kontrolowania wydatków,
- zagwarantowania efektywności finansowej.
Co ważne, wpływ na omawiany budżet mają nie tylko zaplanowane, ale również i niespodziewane wydatki, które także należy wziąć pod uwagę. To z kolei w jeszcze większym stopniu utrudnia sprawną realizację eventu, wpływając w znacznej mierze na decyzję o powierzeniu jego organizacji profesjonalistom z odpowiednią wiedzą, doświadczeniem i umiejętnościami.
